Hvert år rundt denne tiden skjer det samme: Innboksen fylles opp, dokumenter flyr frem og tilbake mellom kunder, revisorer og regnskapsfører og tempoet er høyt. Det er akkurat det cyberkriminelle venter på.

En travel årsoppgjørsperiode er ikke bare hektisk for oss som jobber i regnskapsbransjen. For våre kunder betyr årsoppgjørsperioden gjerne flere henvendelser enn vanlig fra oss, revisor og andre samarbeidspartnere. Den kan også da bli en gullgruve for dem som leter etter svakheter i systemene våre.

‍

Hvorfor akkurat nå?

I en slik periode er det lett å klikke på en lenke uten å tenke seg om eller glemme å sjekke om den eposten egentlig kom fra der den ser ut til å komme fra. Phishing-angrep er i dag så troverdige at selv erfarne fagfolk kan bli lurt, særlig når man har ti ting på gang samtidig. Språket er korrekt, logoen ser riktig ut, og forespørselen virker helt normal, særlig når du allerede forventer å høre fra oss i denne perioden

Og mens tempoet er høyt og innboksen full, kan noen andre sitte og prøve å logge seg inn på regnskapssystemet ditt med passordet de fant i en datalekkasje fra et annet nettsted du brukte samme passord på.

‍

‍

Noen små grep kan utgjøre en enorm forskjell

Sjekk tilganger! Hvem har egentlig tilgang til hva?

Mange bedrifter gir alle ansatte tilgang til alt «for enkelhets skyld». Det er en risiko. En ansatt som slutter, en feilsendt fil, et kompromittert passord og plutselig er sensitiv informasjon eksponert. Gjennomgå tilganger jevnlig, og gi kun det som er nødvendig for jobben som skal gjøres.

Skru på to-faktorautentisering

Slår du på to-faktor-innlogging (2FA) på regnskapssystemet og e-posten din, stopper du faktisk de aller fleste innbruddsforsøk, selv om passordet ditt er på avveie. Det tar fem minutter å sette opp og kan spare deg for enorme problemer.

Vær kritisk til avsender

En e-post som ser ut til å komme fra din revisor, en regnskapsfører, en kunde eller en kollega, er ikke alltid det den utgir seg for å være. Er du usikker er det viktig å ta en telefon. Det tar få minutter og kan hindre store tap.

Her er noe mange ikke vet at systemet kan

Mange regnskapssystemer har samarbeidsfunksjoner få bruker. I årsoppgjøret er et viktig tips å bruke systemets dokument‑ og arkivmoduler til å dele dokumentasjon med regnskapsfører og ta avklaringer direkte i systemet. Det gir bedre sporbarhet og mindre risiko enn e‑postvedlegg.

I Soliditet bruker vi derfor systemet aktivt også i dialogen rundt lønnsinformasjon, som regnes som særlig sensitiv informasjon. Ved å dele slike opplysninger i dokumentarkivet fremfor på e‑post, ivaretas både sikkerhet, oversikt og kontroll på en tryggere måte.

Målet er å samle mer av kommunikasjonen der arbeidet skjer, i systemet, og bruke e‑post mest til varsling. En enkel, men effektiv rutine for mange er å dele dokumenter via systemet først.

Vi er her for å hjelpe deg – også med it-sikkerhet

Som regnskapsbyrå handler vår jobb ikke bare om å holde regnskapet i orden. Det handler om å hjelpe deg drive virksomheten din trygt og effektivt. Det inkluderer å se til at systemene vi bruker sammen er satt opp på en fornuftig måte, med riktige tilganger, sikker dokumenthåndtering og gode rutiner.

Lurer du på om dere utnytter regnskapssystemet optimalt, eller er usikker på om sikkerhetsnivået er godt nok? Ta gjerne kontakt. Vi tar gjerne en prat.