For mange virksomheter er lønn en administrativ oppgave. For bedrifter med mange ansatte, ulike tariffavtaler, turnusordninger og overtid er det noe helt annet.

Da blir lønn et fagområde hvor det er lite rom for feil - og hvor kompetanse, systemforståelse og gode rutiner er avgjørende.

For Ramberg handlet valget om å sette lønnshåndteringen ut til en spesialisert partner ikke først og fremst om å frigjøre tid. Det handlet om å sikre kvalitet, kompetanse og trygghet i en av virksomhetens mest kritiske prosesser.

- Når det gjelder lønn, finnes det egentlig ikke rom for feil. Lønn skal være 100 prosent riktig - hver eneste gang, sier Anders Rikheim, regnskapsansvarlig i Ramberg.

En logistikkaktør med høy kompleksitet

Ramberg er en av Norges eldste familieeide logistikkaktører. Selskapet ble etablert i 1929 og leverer transport, lager, logistikk og 3PL-løsninger til kunder over hele landet.

Med rundt 160 ansatte, flere terminaler, og avdelinger på Østlandet og fra Stavanger til Trondheim håndterer virksomheten store varestrømmer hver eneste dag. Bak logistikken ligger også en kompleks organisasjon med skiftordninger, tariffavtaler og ulike arbeidstidsmodeller som stiller høye krav til lønnshåndteringen.

‍Lang erfaring gir et tydelig perspektiv

Anders har lang erfaring innen økonomi og regnskap, både fra rådgivningsmiljøer og som økonomiansvarlig på kundesiden. Det har gitt ham et godt grunnlag for å vurdere hva som faktisk kreves av en leverandør av lønnstjenester - spesielt i virksomheter med komplekse lønnsprosesser.

- Lønn er et eget fagområde. Det er mange dyktige regnskapsførere, men det betyr ikke nødvendigvis at de er gode på lønn.

For en virksomhet som Ramberg innebærer lønn langt mer enn månedslønn.

Tariffavtaler, turnus, overtid, skift, feriepenger, arbeidsgiveravgift, sykefravær og ulike tillegg gjør lønnskjøringen kompleks.

- Man skal være ganske god på lønn for å håndtere dette riktig. Det krever spesialisert kompetanse.

‍Fra personavhengighet til et fagmiljø

Tidligere ble lønn håndtert internt.

Det fungerte, men var sårbart.

Kompetansen var i stor grad knyttet til enkeltpersoner, samtidig som regelverket stadig ble mer omfattende.

- Vi ønsket større stabilitet, tilgang til mer kompetanse og tryggheten i at vi alltid har noen som kan håndtere lønn dersom nøkkelpersoner blir borte. Det er en viktig verdi ved å samarbeide med et fagmiljø.

Samtidig betyr det å sette lønnshåndteringen ut til en spesialisert partner mer enn bare å overlate en oppgave til noen andre.

Det betyr også at virksomheten får tilgang til et bredere kompetansemiljø, kontinuitet og backup dersom nøkkelpersoner blir syke eller slutter.

- Når du kjøper tjenesten eksternt, kjøper du samtidig tryggheten i at noen alltid kan ta over dersom det blir nødvendig.

Proaktive rådgivere - ikke bare lønnskjøring

For Ramberg handler verdien av samarbeidet like mye om rådgivning som selve lønnskjøringen.

Anders trekker spesielt frem Anniken hos Soliditet. Når han skal beskrive henne, er han ikke akkurat sparsom med lovordene:

- Anniken er dritflink. Hun er proaktiv, stiller de riktige spørsmålene og fikser alt.

Et godt eksempel kom i forkant av årets feriepengeutbetaling.

I stedet for å vente på spørsmål fra ansatte, tok Soliditet initiativ.

Anniken i Soliditet foreslo at Ramberg burde sende ut informasjon om hvordan feriepenger fungerer før lønnsslippene kom.

- Det gjorde at vi kunne svare på spørsmålene før de oppstod. Da slapp lederne å bruke tid på de samme spørsmålene hundre ganger. Det er akkurat slike initiativ som skaper verdi.

De riktige spørsmålene er ofte viktigere enn de riktige svarene

Ifølge Anders er det én egenskap som skiller de beste rådgiverne fra resten.

De stiller de riktige spørsmålene.

- En god leverandør må forstå virksomheten, tariffene, bonusordningene, arbeidstidene og hvordan lønnsgrunnlaget blir til. Da holder det ikke å kunne systemet. Du må forstå kunden.

Denne forståelsen gjør også implementering og onboarding enklere dersom en virksomhet skal bytte lønnsleverandør.

- Har du riktig historikk og de riktige grunnlagene, er det egentlig ikke komplisert. Det viktigste er at leverandøren vet hvilke spørsmål som må stilles.

Fleksibilitet, kompetanse og kvalitet

Når Anders skal beskrive Soliditet, trekker han frem egenskaper som går igjen gjennom hele samarbeidet.

Fleksible. Kompetente. Og de gjør de riktige tingene til riktig tid.

For Ramberg handler verdien om å kunne stole på at en av virksomhetens mest kritiske prosesser blir håndtert med høy kvalitet.

- Vi opplever at Soliditet leverer med høy kvalitet og stor presisjon. Det gir oss trygghet i en prosess hvor det er viktig at alt blir riktig første gang.

Fremtidens lønn handler om mennesker - ikke bare teknologi

Regnskaps- og lønnsbransjen er i rask utvikling.

Automatisering og kunstig intelligens vil overta stadig flere rutineoppgaver.

Likevel mener Anders at teknologi bare er én del av bildet.

Den frigjør tid.

Spørsmålet er hvordan tiden brukes.

- Mange er flinke til å produsere rapporter. De som lykkes fremover, er de som bruker teknologien til å få mer tid sammen med kundene, stille de riktige spørsmålene og hjelpe dem til å ta bedre beslutninger.

Han mener fremtidens rådgivere må kombinere teknologi med menneskelig innsikt.

Det er først da automatisering blir et konkurransefortrinn.

- Rapportene i seg selv skaper liten verdi dersom kunden ikke forstår dem. Fremtidens rådgivere må bruke teknologien til å frigjøre tid - slik at de kan være tettere på kundene og bidra med innsikt og rådgivning når det virkelig betyr noe.

Når lønn må være riktig - hver eneste gang

For virksomheter med mange ansatte, kompliserte lønnsmodeller og høye krav til kvalitet er lønn langt mer enn en administrativ oppgave.

Den krever spesialisert kompetanse, struktur og rådgivere som forstår virksomheten de jobber med.

For Ramberg har det gjort én ting helt klart:

Når lønn er kritisk, er det en trygghet å ha spesialister på laget.